Ervaring heeft ons geleerd dat bij de implementatie van eender welk systeem, kwaliteit, veiligheid of ..., de sterkte van het systeem afhangt van de zwakste schakel.
M.a.w. iedere werknemer van jullie bedrijf moet er even hard voor willen gaan als uzelf. Met dit in het achterhoofd hebben wij een aanpak uitgewerkt die bestaat uit 5 stappen verdeeld over verschillende maanden. Wij werken meestal op basis van halve dagen omdat de praktijk aantoont dat het zeer moeilijk om een leidinggevende binnen een bedrijf een ganse dag bij ons te houden.

De 5 stappen omvatten telkens een aantal halve dagen om de 2, 3 of 4 weken.

We gaan kennismaken met uw bedrijf, een organogram opstellen en voor alle leidinggevenden duidelijke functieomschrijvingen opstellen. In deze fase maken we een planning op met wie we willen spreken.

Stap 2: Documentatie

Samen met de desbetreffende leidinggevenden gaan we systeem- en werkprocedures opstellen; afhankelijk van het bedrijf stellen we ook werkinstructies op. Het opstellen van de procedures gebeurt a.h.v. interviews en bezoeken aan de werkvloer. We proberen ook onmiddellijk te implementeren nadat een procedure is goedgekeurd.

Stap 3: Implementatie

Wanneer het systeem volledig is gedocumenteerd houden we een soort van “officiële start”. Vanaf nu is het gehele plaatje klaar en gaan we er de nodige discipline opleggen om het systeem volledig tot leven te wekken.

Stap 4: Interne Audits

Nadat er al een aantal weken of maanden gedraaid is onder het nieuwe systeem gaan we kijken of alles gebeurt zoals het beschreven is. Hier hebben we de ruimte om nog verbeteringen aan te brengen of bijsturingen te doen.

Stap 5: Externe Audit

Samen beslissen we wanneer het moment aangebroken is om ons systeem extern te laten auditen. Tijdens deze audit zijn we ook bij u aanwezig om u te begeleiden. Audits zijn voor ons dagelijkse routine en we zijn er zeker van dat iedereen bij u wat zenuwachtiger dan normaal zal zijn. Een rustige begeleider is dan ook goud waard.

Omschakeling bestaand systeem

Deze werkwijze passen we toe bij de implementatie van een nieuw systeem. Wanneer we spreken over het updaten van een bestaand systeem spreken we met onze klant af welke aanpak we willen volgen. Afhankelijk van de wensen van het bedrijf kan dit versneld, op basis van volle adviesdagen, of volgens ons stappenplan gebeuren.